تتألف الدائرة من شعبتين :
- شعبة الشكاوي
- شعبة المتابعة .
مهام الدائرة :
- استقبال الشكاوي ( البريدي العادي – الالكتروني – موقع الكتروني –صفحة التواصل الاجتماعي – مباشرة من الشكاوي أو الهاتف 144 ) .
- تسجيل الكشاوي الواردة في سجل خاص وسري وأرشفتها إلكترونيا .
- متابعة معالجة الشكاوي بالتنسيق مع الدوائر المختصة في المديرية وإبلاغ صاحب العلاقة بالنتيجة .
- إجراء الكشوفات الميدانية من قبل المكلفين بمعالجة الشكاوي.
- متابعة إعداد الردود المتعلقة بشكاوي المواطنين .
- مراسلة محافظة حماة وتقديم الاقتراحات اللازمة لحل الشكوى ليتم الاحالة إلى الجهات المعنية لحلها .
- متابعة جميع المراسلات وتنظيم سجل بذلك محددا ( الرقم والتاريخ ) .
- متابعة تنفيذ القرارات والتوجهات والكتب الواردة عن الوزارة وتنظيم السجل الازم .
- متابعة تنفيذ التوجهات الصادرة عن المدير أثناء الاجتماعات .
- متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة عن مختلف اللجان في المديرية .
- متابعة التقارير عن الدورات المتبعة داخليا وخارجيا وتقديم عرض عنها .
- التنسيق مع الجهات المعنية بخصوص ايجاد حلول معالجة الشكاوي التس تتطلب تعاون أكثر من جهة.